Ihr Posteingang ist voll, das Mailprogramm wird langsam und Sie wissen nicht, was Sie mit den alten Mails machen sollen. Viele greifen reflexhaft zum Löschen-Knopf. Verständlich, aber meistens die schlechtere Wahl. Es gibt einen dritten Weg, der oft besser ist: archivieren.
1. Was bedeutet archivieren eigentlich?
Stellen Sie es sich wie einen Keller vor. Den Brief vom Finanzamt aus dem Jahr 2022 brauchen Sie nicht täglich. Aber ihn wegwerfen wollen Sie auch nicht, falls mal eine Rückfrage kommt. Also kommt er in einen Aktenordner in den Keller. Weg vom Schreibtisch, aber noch greifbar, wenn nötig.
Genau das macht archivieren mit Ihren Mails. Die Mail verschwindet aus dem Posteingang, ist aber nicht gelöscht. Sie liegt in einem speziellen Archiv-Ordner und kann jederzeit wiedergefunden werden. Die Suchfunktion findet sie weiter ganz normal, als wäre sie nie weggegangen.
2. Warum archivieren besser als löschen ist
Weil man nie so genau weiß, was man noch brauchen wird. Die Bestellbestätigung von vor zwei Jahren? Nutzlos, bis die Waschmaschine plötzlich den Geist aufgibt und Sie den Garantieschein suchen. Die alte Mail vom Arzt? Egal, bis die Krankenkasse nachfragt. Speicherplatz kostet heute praktisch nichts. Warum also löschen, wenn man auch archivieren kann?
Außerdem funktioniert die Volltextsuche weiter. Sie tippen oben einen Namen oder ein Stichwort ein, und das Programm findet die Mail im Archiv genauso schnell wie im Posteingang.
3. Archivieren in Outlook
Outlook hat einen eigenen Knopf dafür. Klicken Sie auf die Mail, die Sie archivieren möchten. Oben in der Leiste sehen Sie einen Knopf Archivieren (meist mit einem kleinen Kisten-Symbol). Ein Klick, und die Mail ist weg aus dem Posteingang, aber in einem neuen Ordner namens Archiv wiederzufinden.
Sie können auch mehrere Mails auf einmal auswählen (Strg gedrückt halten und anklicken) und dann gemeinsam archivieren. Oder die Tastenkombination Rücktaste benutzen, das archiviert die markierte Mail sofort.
4. Archivieren in Thunderbird
Thunderbird funktioniert ganz ähnlich. Markieren Sie eine Mail und drücken Sie die Taste A. Die Mail wandert automatisch in einen Archiv-Ordner, der nach Jahr sortiert ist (zum Beispiel Archives/2026). Das ist praktisch, weil Sie so später auch nach Zeitraum filtern können.
5. Archivieren in Gmail
Gmail nennt es nicht Archiv-Ordner, sondern einfach Alle Nachrichten. Wenn Sie oben auf den Knopf mit der Kiste und dem Pfeil klicken (er heißt Archivieren), verschwindet die Mail aus dem Posteingang, bleibt aber in Alle Nachrichten erhalten. Die Suche findet sie weiter wie gewohnt. Gmail hat praktisch unbegrenzt Platz, da können Sie bedenkenlos archivieren.
6. Wann doch lieber löschen?
Es gibt Dinge, die gelöscht gehören: Spam, Werbemails, Newsletter, die Sie sowieso nie lesen, und Mails mit peinlichen oder unangenehmen Inhalten, die Sie wirklich loswerden wollen. Auch Ketten-Mails oder alte Anhänge mit riesigen Videos, die Sie nie mehr brauchen, können weg.
Faustregel: Wenn Sie sich in drei Jahren vielleicht nochmal danach erkundigen könnten, archivieren. Wenn nicht, löschen.
7. Ein- oder zweimal pro Jahr ausmisten
Täglich löschen oder archivieren ist Stress. Viel entspannter ist es, sich zweimal im Jahr eine halbe Stunde zu nehmen, den Posteingang durchzugehen und alles, was älter als drei Monate und erledigt ist, wegzuschaffen. Zum Beispiel einmal im Frühjahr und einmal im Herbst. Das hält den Posteingang übersichtlich, ohne dass Sie ständig daran denken müssen.
8. Was ist mit Speicherplatz?
Viele sorgen sich, dass das Archiv zu groß wird. In der Praxis ist das kein Problem. Selbst zehntausend Mails brauchen meistens weniger als ein Gigabyte. Die meisten PCs haben Hunderte davon frei. Und bei Online-Diensten wie Gmail ist der Platz eh riesig. Sie müssen sich also wirklich keine Sorgen machen, das Archiv sprengt nichts.
Wenn der Posteingang wirklich aus den Nähten platzt
Bei manchen Mitgliedern finden wir Posteingänge mit 30.000, 40.000 Mails vor. Das ist kein Einzelfall und auch kein Vorwurf. Wir bei IHRE PC ENGEL helfen dabei, so ein riesiges Archiv behutsam aufzuräumen, ohne dass wichtige Mails verloren gehen. Manchmal geht das per Fernwartung, manchmal ist ein Termin in Hamburg bei Ihnen zu Hause sinnvoller. Rufen Sie uns an, wir finden einen Weg.
