Viele Menschen nutzen den Posteingang als Endlager. Alles liegt drin: Newsletter, wichtige Rechnungen, Familienfotos, Werbung, Terminbestätigungen vom Arzt. Nach ein paar Jahren sind dort tausende Mails, und wenn man eine bestimmte sucht, scrollt man sich die Finger wund. Dabei lässt sich das in einer knappen Stunde für immer in Ordnung bringen.
1. Warum der Posteingang kein Archiv ist
Der Posteingang ist gedacht für Mails, die Sie noch bearbeiten müssen. Eine Art Schreibtisch, auf dem die heutige Post liegt. Was Sie schon gelesen und erledigt haben, gehört weg vom Schreibtisch in einen Ordner oder ins Archiv. Sonst wächst der Stapel, bis er unbenutzbar wird. Und das Programm wird langsam, weil es ständig diesen riesigen Ordner durchsuchen muss.
2. Eine simple Grundstruktur
Sie brauchen keine zwanzig Ordner. Drei bis fünf reichen für den Anfang völlig. Ein bewährtes Schema für den privaten Gebrauch:
Familie (Mails von Kindern, Enkeln, Geschwistern). Rechnungen & Wichtiges (Verträge, Belege, Versicherung, Arzt). Newsletter (alle Abos, Werbung, die man manchmal liest). Sonstiges (was sonst nirgendwo reinpasst).
Mehr ist oft schlechter, weil Sie dann bei jeder Mail grübeln müssen, in welchen von fünfzehn Ordnern sie gehört. Drei bis vier große Eimer sind einfacher.
3. Ordner in Outlook anlegen
Auf der linken Seite in Outlook sehen Sie eine Liste mit Ordnern, oben steht Posteingang. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihren Posteingang und wählen Sie Neuer Ordner. Geben Sie einen Namen ein und drücken Sie Enter. Fertig. Das wiederholen Sie für jeden Ordner, den Sie haben möchten.
Die neuen Ordner liegen jetzt als Unter-Ordner unter dem Posteingang. Das ist übersichtlich, weil alles an einer Stelle bleibt.
4. Mails per Drag & Drop einsortieren
Jetzt der eigentliche Aufräumteil. Klicken Sie im Posteingang auf eine Mail, halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie sie auf den passenden Ordner in der linken Liste. Lassen Sie los. Die Mail ist jetzt dort. So arbeiten Sie sich durch. Nicht alles an einem Tag, das wäre zu viel. Nehmen Sie sich zehn Minuten am Tag und sortieren Sie die ältesten Mails zuerst.
5. Regeln einrichten für Newsletter
Newsletter landen bei Ihnen immer von denselben Absendern. Outlook kann sie automatisch in den Newsletter-Ordner verschieben. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Newsletter-Mail und wählen Sie Regeln → Regel erstellen. Setzen Sie einen Haken bei Von [Absender] und bei Element in Ordner verschieben. Wählen Sie den Newsletter-Ordner. Fertig.
Beim nächsten Mal landet jede Mail von diesem Absender direkt im Newsletter-Ordner, ohne dass Sie etwas tun müssen. Das können Sie für jeden wiederkehrenden Absender machen.
6. Wichtige Mails markieren statt verschieben
Manche Mails sind so wichtig, dass Sie sie immer wiederfinden möchten. Klicken Sie rechts daneben auf das kleine Fähnchen-Symbol, um sie als Zur Nachverfolgung zu markieren. Oder nutzen Sie die Funktion Kategorien, um Farben zu vergeben. So sehen Sie auf einen Blick, was Priorität hat, ohne dass Sie die Mail umsortieren müssen.
7. Die Suchfunktion ist Ihr Freund
Wenn Sie erstmal Ordnung haben, wird das Suchen viel einfacher. Oben in Outlook gibt es ein Suchfeld. Tippen Sie einen Namen oder ein Stichwort, und Sie sehen sofort alle passenden Mails, ordnerübergreifend. Sie müssen also gar nicht wissen, in welchem Ordner etwas liegt, Hauptsache es liegt überhaupt irgendwo drin und nicht im Wirrwarr des Posteingangs.
8. Regelmäßig auslagern
Auch die besten Ordner werden mit der Zeit voll. Einmal im Jahr lohnt sich eine kleine Aufräumrunde: alles, was älter als zwei Jahre ist und nicht mehr wichtig sein dürfte, können Sie löschen oder archivieren. Über das Archivieren haben wir einen eigenen Artikel geschrieben, der auch bald erscheint.
Gemeinsam aufräumen
Wenn Ihr Posteingang wirklich chaotisch ist, kann das am Anfang überwältigend wirken. Wir bei IHRE PC ENGEL setzen uns gerne eine Stunde mit Ihnen hin und räumen gemeinsam auf. Am Ende haben Sie nicht nur Ordnung, sondern auch verstanden, wie das System funktioniert, und können es selbst weiterführen. Für unsere Mitglieder ist so eine Aufräumaktion im Service enthalten.
